9 Bước Hệ Thống Hóa Và Xây Dựng Hệ Thống Quản Trị Doanh Nghiệp Tự Động

Theo quan điểm về quản trị doanh nghiệp hiện đại, doanh nghiệp thành công là “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”. Đặc biệt trong bối cảnh hội nhập sâu rộng về kinh tế hiện nay, doanh nghiệp không chỉ là “Cỗ máy kiếm tiền tự động cho bạn không cần bạn” mà cỗ máy đó còn phải liên tục được mở rộng về quy mô để chiếm lĩnh thị trường. Không những thế, còn phải liên tục tích lũy vốn, kinh nghiệm, quảng bá thương hiệu và gia tăng khả năng cạnh tranh, … Từ đó, doanh nghiệp mới có thể tồn tại và phát triển bền vững theo năm tháng.

Ở Việt Nam, quan điểm “Không ai giàu ba họ, không ai khó ba đời” dường như ăn sâu vào tiềm thức mỗi con người, phương Tây cũng tồn tại quan điểm tương tự. Tuy nhiên trên thực tế, các ông chủ ở phương Tây đã đánh bại lời nguyền này và thực tế đã có nhiều doanh nghiệp tồn tại đến hàng trăm năm nay. Lý do để làm được điều đó là các chủ doanh nghiệp phương Tây rất chú trọng việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Điều này giúp doanh nghiệp hoạt động độc lập, không bị phụ thuộc vào người làm chủ hay các cá nhân nào đó (key person) trong doanh nghiệp. Thậm chí, nhiều anh chị chủ doanh nghiệp chia sẻ với tôi là mình đã đến tuổi nghỉ hưu và rất muốn nghỉ ngơi nhưng vẫn chưa thể. Họ chưa tìm được người quản lý kế thừa, chưa biết công ty sẽ thế nào khi mình không có mặt ở đó.

Qua thực tế, tôi trực tiếp tư vấn xây dựng hệ thống quản trị tự động cho nhiều doanh nghiệp. Tôi nhận thấy phần lớn các doanh nghiệp chúng ta có tình trạng không biết hoặc không quan tâm đến việc xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động. Cũng có thể họ biết nhưng không biết bắt đầu từ đâu và làm như thế nào để có thể xây dựng thành công hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động hiệu quả, phù hợp với thực tế của doanh nghiệp.

Thực ra việc hệ thống hóa và xây dựng hệ thống quản trị doanh nghiệp tự động không phải là vấn đề mới hay quá khó để thực hiện. Chúng ta có thể hình dung và thực hiện theo quy trình gồm 9 bước cơ bản sau:

1.Tầm nhìn
2. Sứ mạng
3. Giá trị cốt lõi và văn hóa
4. Hệ thống mục tiêu/Chiến lược
5. Sơ đồ tổ chức
6. Bảng mô tả công việc và KPI’s
7. Hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn
8. Hệ thống phần mềm/tự động hóa
9. Hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

1. Về Tầm nhìn, Sứ mạng và Giá trị cốt lõi, Văn hóa

Hầu hết các doanh nghiệp của chúng ta đều có tầm nhìn, sứ mệnh và các giá trị văn hoá cốt lõi. Thế nhưng, tình trạng chung là chưa thể hiện chính xác hoặc chưa đầy đủ thông điệp muốn truyền tải tới cộng đồng, khách hàng, người lao động và cổ đông, … Phần lớn, doanh nghiệp chưa biết làm thế nào để những nội dung của thông điệp này được triển khai trong thực tế. Qua đó, giúp cộng đồng, khách hàng, người lao động và các cổ đông cảm nhận được giá trị của những tuyên bố này. Chính vì điều này làm cho doanh nghiệp chưa thực sự trở nên khác biệt trên thị trường.

2. Về Hệ thống mục tiêu/Chiến lược

Doanh nghiệp nào cũng xác lập được hệ thống mục tiêu và chiến lược nhưng chưa làm tốt công tác tổ chức, thúc đẩy thực hiện. Vì vậy, kế hoạch đưa ra thường bị trễ hạn hoặc không hoàn thành.

Về Sơ đồ tổ chức, Bảng mô tả công việc và KPIs

Đây là hệ thống giúp doanh nghiệp tổ chức bộ máy nhân sự, phân công công việc, giao chỉ tiêu, đánh giá thành tích và khuyến khích nhân viên. Thực tế, phần lớn các doanh nghiệp mới ứng dụng một phần và chưa vận hành đồng bộ nên chưa tạo ra kết quả tích cực.

3. Về hệ thống quy trình, quy định và hướng dẫn

Các doanh nghiệp đều có những yếu tố này, nhưng chưa thực sự đầy đủ. Thực tế, doanh nghiệp không được cập nhật thường xuyên về hệ thống quy trình, quy định và các văn bản hướng dẫn nên chưa thực hiện nghiêm túc. Hơn nữa, thiếu việc kiểm tra, giám sát và đôn đốc nên việc thực hiện những điều này không mang lại hiệu quả tương xứng.

4. Về hệ thống phần mềm/tự động hóa

Về phần này, do được xây dựng theo thực tế phát sinh, không có mục tiêu từ đầu hoặc xác định mục tiêu chưa rõ ràng. Hầu hết doanh nghiệp điều có phần mềm nhưng chỉ giải quyết được một số công việc chuyên môn nhất định như: kế toán thuế, tính lương, quản lý công văn, … Thế nhưng, chúng chưa thực sự là đòn bẩy để tăng hiệu suất lao động, tăng tốc độ đáp ứng nhu cầu khách hàng, xử lý thông tin nhanh chóng, chính xác để giúp bạn có cơ sở đưa ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.

5. Về hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa

Hầu hết các chủ doanh nghiệp đang trực tiếp điều hành doanh nghiệp của chính mình bằng cả tâm huyết và kinh nghiệm, nên không nghĩ công ty cần phải có hệ thống điều hành và đội ngũ kế thừa. Nhưng không có hệ thống này, các doanh nghiệp sẽ khó đạt được tiêu chí “Doanh nghiệp tự vận hành hiệu quả mà không cần bạn”. Các anh/chị chủ doanh nghiệp dù đã tích lũy đủ nguồn tài chính, cũng khó mà đầu tư sang lĩnh vực kinh doanh mới, do không có đủ thời gian để rời khỏi công ty.

Nhìn chung, chúng ta có công thức để hệ thống hoá doanh nghiệp và xây dựng hệ thống quản trị tự động. Việc này được thực hiện từng bước tùy theo điều kiện cụ thể của từng doanh nghiệp. Đây là công cụ có tính chất đòn bẩy, tiến hành 1 lần nhưng lợi ích lâu dài, giúp chủ doanh nghiệp xây dựng doanh nghiệp thành công tự vận hành hiệu quả mà không cần mình.

(Huỳnh Thanh Minh- Nhà Huấn luyện doanh nghiệp ActionCOACH Việt Nam)