Quy trình 6 Bước Lập Kế Hoạch Tổ Chức Sự Kiện

Việc lâp kế hoạch là việc tất yếu cho sự thành công của sự kiện. Một bản kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn chạy chương trình thuận lợi, quản lý và phòng ngừa rủi ro tốt nhất.

Một sự kiện thành công dựa vào nhiều yếu tố như nhân sự, các hạng mục cần thiết, chi phí .. và sự tổ chức chuyên nghiệp, linh hoạt, xử lý tình huống tốt của người tổ chức. Chính vì vậy, lập bản kế hoạch tổ chức sự kiện là công việc cần thiết đầu tiên trước khi bạn tổ chức một sự kiện. Một bản kế hoạch cho sự kiện bao gồm mục tiêu, đối tượng, thời gian địa điểm và hoạch định ngân sách, chi phí cho sự kiện... Tham khảo những bước dưới đây sẽ giúp bạn có được một bản kế hoạch tổ chức chi tiết, hoàn hảo cho sự kiện sắp tới của mình.

1. Xác định mục đích, mục tiêu cho sự kiện

Việc trước tiên bạn cần xác định mục đích của sự kiện. Mục đích tại sao phải tổ chức sự kiện, mục đích của tổ chức sự kiện để làm gì? Để giới thiệu, ra mắt sản phẩm mới hay muốn truyền một thông tin thương hiệu nào đó tới cộng đồng hay một nhóm người nào đó.

Mục tiêu: Sự kiện tổ chức cần đạt được những mục tiêu nào? Ví dụ như số lượng khách hàng tham dự, doanh số bán ra trong và sau sự kiện…

2. Xác định đối tượng

Đây là một bước rất quan trọng, là cơ sở để lập kế hoạch cho sự kiện. Đối tượng của sự kiện có nhiều thành phần khác nhau, bao gồm nhóm đối tượng tham gia và nhóm đối tượng tham dự.

Đối tượng tham gia là nhân sự cho sự kiện: MC, PG, PB, nhóm nghệ thuật, múa hát, thi công trang trí... Đối tượng tham dự là khách mời trong sự kiện. Bạn cần chắc chắn những khách mời nào sẽ tới tham dự, hãy gửi thư mời trước sự kiện một tuần cho khách và trước 2 ngày diễn ra sự kiện hãy gọi điện để xem phản hồi của khách mời để chốt danh sách.

3. Xây dựng thông điệp sự kiện

Bất cứ với sự kiện nào thì việc truyền tải thông điệp cũng rất quan trọng, nó là điểm nhấn đặc biệt để giới thiệu đến tất cả các khách tham dự nội dung của doanh nghiệp cần truyền tải. Mỗi sự kiện cần hướng tới một chủ đề nhất định, bạn có thể tận dụng vào các dịp lễ tết, ngày kỷ niệm... để kết hợp với thông điệp của sự kiện nhằm truyền tải mạnh mẽ hơn đối tượng khách hàng tập trung hay cho cộng đồng. 

4. Xác định thời gian và địa điểm tổ chức sự kiện

Sau khi đã xác định được đối tượng và nội dung thông điệp của sự kiện, bước tiếp theo bạn cần xác định thời gian nào, địa điểm nào để tổ chức sự kiện hiệu quả nhất, nội dung thông điệp phải được truyền tải nhiều nhất cho đúng đối tượng tham dự sự kiện.

5. Xây dựng chương trình tổ chức

Dựa vào các dữ liệu đã xác định ở trên, chúng ta sẽ xậy dựng được chương trình tổ chức phù hợp cho sự kiện, hướng tới  đúng đối tượng mục tiêu, truyền tải đúng thông điệp nhãn hàng mong muốn.

Nội dung chương trình bao gồm những hạng mục lớn nhỏ nào. Với sự kiện tổ chức lễ khai trương, các hạng mục cần thiết sẽ là trang trí thi công sân khấu, âm thanh ánh sáng, MC, hoạt náo, nghệ thuật, trang bị phụ kiện cắt bang, thêm vào đó sẽ có múa lân khai trương, trống hội…

6. Phân tích ngân sách

Cân nhắc ngân sách cho sự kiện của bạn là bao nhiêu để phù hợp với các  hạng mục cần có cho sự kiện. Ngân sách cần là mục riêng trong hợp đồng nếu bạn ký kết với các công ty tổ chức sự kiện. Sự thương lượng, đàm phán tốt sẽ giúp bạn có được ngân sách hợp lý nhất.

Những bước cơ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sự kiện. Ngoài ra bạn cần đánh giá hiệu quả trước và sau khi tổ chức sự kiện để có thêm kinh nghiệm cho những sự kiện tiếp theo.